Een bestelauto is een auto met een laadruimte die hoofdzakelijk is ingericht voor het vervoer van goederen. De laadruimte moet volledig gescheiden zijn van het passagiersgedeelte, voorzien zijn van een vlakke laadvloer over de volledige breedte en lengte, en mag geen zitplaatsen bevatten. De bestelauto mag maximaal 3.500 kg wegen (inclusief lading), zodat deze met een rijbewijs B bestuurd mag worden. Is een rijbewijs C noodzakelijk, dan is er sprake van een vrachtauto en geen bestelauto meer.
De autokostenfictie voor de loonheffing geldt zodra een personenauto of bestelauto aan een werknemer ter beschikking wordt gesteld voor privédoeleinden. Dit privévoordeel wordt gezien als loon in natura en wordt forfaitair gewaardeerd via de zogenoemde bijtelling voor privégebruik. De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van de auto en wordt opgeteld bij het loon van de werknemer.
De bijtelling geldt niet als de werknemer met een sluitende rittenregistratie kan aantonen dat er op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé met de auto wordt gereden. In dat geval hoeft er geen bijtelling plaats te vinden.
Hoe voorkom je een bijtelling voor de werknemers?
Voor de rittenregistratie kan een werknemer een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto afgeven. In dat geval is een rittenregistratie niet meer noodzakelijk gedurende de periode dat deze verklaring is afgegeven. De werknemer mag de bestelauto dan niet privé gebruiken. De werkgever mag de bijtelling achterwege laten vanaf de ingangsdatum van de verklaring, tenzij hij weet of had moeten weten dat de verklaring niet juist is.
Een andere manier om privégebruik uit te sluiten, is door een schriftelijk verbod op privégebruik van de bestelauto vast te leggen. De werkgever moet toezicht houden op de naleving van dit verbod en een passende sanctie toepassen als het verbod wordt overtreden. Ook kan de bestelauto buiten werktijd op het bedrijfsterrein worden geplaatst, waardoor privégebruik niet mogelijk is.
Uitzondering voor specifieke bestelauto’s?
Voor bestelauto’s die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen, geldt de autokostenfictie niet. Dit betekent dat de gebruikelijke bijtelling voor privégebruik niet van toepassing is, zonder dat daarvoor een sluitende kilometerregistratie nodig is. Deze uitzondering geldt alleen als de bestelauto door zijn inrichting echt alleen voor goederenvervoer kan worden gebruikt, bijvoorbeeld als er alleen een bestuurdersstoel aanwezig is en geen passagiersstoelen of achterbank. Ook moeten eventuele bevestigingspunten voor extra stoelen zijn verwijderd of dichtgelast.
Als een werknemer toch privé rijdt met zo’n bestelauto, wordt het privégebruik belast op basis van het werkelijke aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kosten per kilometer van de bestelauto.
Noot: Het antwoord is gebaseerd op de bij ons bekende wetgeving en jurisprudentie per de hierboven aangegeven datum.